מפתח טוב אינו מתחיל באיסוף ערכים. הוא מתחיל בהבנת הספר.
לפני שמחליטים מה יהיה ערך ראשי, מה יופיע כערך משנה ואילו דיונים ייכנסו למפתח, צריך להבין כיצד הספר בנוי, אילו סוגי תוכן מופיעים בו ומה הקורא צפוי לחפש.
בספר הלכה, למשל, עשויים להופיע באותו רצף דין מעשי, מקור הדין, מחלוקת הפוסקים, טעם, מנהג, חריג ומקרה מעשי. בספר למדני יופיעו במקום זאת קושיות, ראיות, דחיות, שיטות ראשונים ומהלכים בסוגיה. בספר אגדה או דרוש החלוקה תהיה שונה לחלוטין.
לכן השלב הראשון הוא מיפוי סוגי התוכן שבספר. אין די לזהות את המילים המופיעות בטקסט; צריך להבין מהו הנושא שעליו הקטע מדבר ומה מקומו בתוך המבנה הכולל של הספר.
שלב ראשון: קובעים את שיטת המפתח
עוד לפני העבודה השוטפת כדאי להחליט אילו פרטים המפתח אמור להכיל.
האם מציינים רק ערך ונושא? האם יש צורך בערכי משנה? האם נדרש גם תיאור קצר של הדיון? האם ההפניה תהיה לעמוד, לסימן, לסעיף או לכמה מהם יחד?
החלטות כאלה משפיעות על כל המפתח. שיטה שנקבעת מראש ומיושמת בעקביות מונעת מצב שבו חלק אחד של הספר ממופה בצורה מפורטת וחלק אחר בצורה כללית מדי.
שלב שני: מזהים את הנידון, לא רק את המילים
אחת הטעויות הקלות ביותר היא לבנות מפתח לפי המילים הבולטות בטקסט. אלא שהקורא אינו תמיד מחפש את אותה מילה שבה השתמש המחבר.
ייתכן שהספר דן בנושא מסוים לאורך פסקה שלמה מבלי להשתמש בשם שבו הקורא צפוי לחפש אותו. לעומת זאת, מילה מסוימת עשויה להופיע פעמים רבות אך להיות שולית לחלוטין לנידון.
לכן השאלה המרכזית בכל קטע היא: מה הקורא ירצה למצוא כאן?
התשובה לשאלה הזאת היא שממנה נולד הערך.
שלב שלישי: בונים היררכיה
לאחר זיהוי הנושאים מתחיל הסידור שלהם.
נושאים רחבים ומרכזיים הופכים לערכים ראשיים. בתוכם נבנים ערכי משנה, ובמקום הצורך גם תתי־ערכים. המטרה היא שלא ליצור מצד אחד רשימה שטוחה של מאות ערכים קרובים, ומצד שני לא לבנות מבנה עמוק ומסורבל שקשה להתמצא בו.
לדוגמה, אם בספר הלכה מופיעים עשרות דיונים בענייני תפילה, בדרך כלל לא יהיה נכון להפוך כל פרט לערך ראשי נפרד. ייתכן שערך ראשי כמו תפילה יתחלק לערכי משנה כגון זמן תפילה, כוונה, הפסק, שליח ציבור וכדומה, וכל אחד מהם ירכז את הנידונים המתאימים לו.
כך הקורא יכול לעבור מן הנושא הכללי אל הדיון המדויק בדרך טבעית וברורה.
שלב רביעי: מנסחים את התוכן באופן שמאפשר להבין מה נמצא בפנים
מפתח מקצועי אינו חייב להסתפק בכותרת בלבד. פעמים רבות כדאי להוסיף לצד הערך ניסוח קצר המתאר את הנידון.
הניסוח צריך להיות קצר, אך גם מספיק ברור כדי שהקורא יוכל לדעת האם זו אכן ההפניה שהוא מחפש.
במקום לכתוב תיאור כללי כגון "פרטי הדין", עדיף ככל האפשר לציין את הנושא עצמו: מה נידון, באיזה מקרה, או מהי נקודת השאלה.
כך המפתח אינו רק מפנה לעמוד, אלא חוסך לקורא חיפוש נוסף בתוך העמוד עצמו.
שלב חמישי: מאחדים נושאים מקבילים
במהלך העבודה כמעט תמיד מתגלים נושאים שנכתבו בתחילה בצורות שונות.
אותו עניין עשוי להופיע במקום אחד תחת מושג אחד ובמקום אחר תחת ניסוח אחר. אם משאירים כל הופעה בנפרד, מתקבל מפתח מפוצל שבו הקורא עלול להחמיץ חלק מן החומר.
לכן במהלך העריכה צריך לזהות ערכים מקבילים, לאחד אותם במקום המתאים, ולעיתים ליצור גם הפניות מערך אחד לאחר.
זהו שלב חשוב במיוחד, משום שהוא דורש לראות את הספר כמכלול ולא רק לעבור עליו עמוד אחר עמוד.
שלב שישי: בדיקה חוזרת של המפתח כולו
גם לאחר שכל הספר עבר מיפוי, העבודה עדיין אינה מסתיימת.
יש לבדוק האם נוצרו כפילויות, האם נושאים דומים קיבלו שמות שונים, האם יש ערכים כלליים מדי או מפורטים מדי, והאם נשמרה אותה שיטת ניסוח מתחילת הספר ועד סופו.
כדאי גם לבחון את המפתח מנקודת המבט של הקורא: לבחור כמה נושאים ולנסות להגיע אליהם כפי שקורא אמיתי היה מחפש אותם.
לעיתים דווקא בשלב הזה מתברר שערך שנראה טבעי במהלך העבודה נמצא במקום שהקורא כלל לא היה חושב לחפש בו.
המפתח נבנה מתוך הספר – ולא על פי תבנית קבועה
אין שיטה אחת שמתאימה לכל ספר.
מפתח לספר הלכה אינו דומה למפתח לספר חידושים על הש"ס; מפתח לספר שו"ת אינו דומה למפתח לספר אגדה; וגם בין שני ספרים מאותו תחום עשויים להיות הבדלים משמעותיים.
העבודה המקצועית היא להתאים את מבנה המפתח לאופי הספר עצמו: להחליט מה חשוב, כיצד לחלק את החומר, באיזו רמת פירוט להשתמש ואיך ליצור מערכת שבה אלפי פרטים הופכים למבנה אחד ברור.
מפתח שנבנה נכון אינו רק רשימה שמצורפת בסוף הספר. הוא שכבה נוספת של עריכה – כזו שמארגנת את התוכן מחדש מנקודת המבט של הקורא ומאפשרת להגיע בתוך רגע לדיון שלולא המפתח היה עלול להישאר חבוי בין מאות עמודים.